Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Amatørteateret Charlottentotterne
Redigeret den 29.10.2018

Amatørteateret Charlottentotternes dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Amatørteateret Charlottentotterne er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Formand: Lars Hansen
Adresse: Charlottegårdsvej 63
CVR: 300 262 25
Telefonnr.: 20 77 05 07
Mail: info@charlottentotterne.dk
Website: www.charlottentotterne.dk

Hvilke oplysninger behandler vi

Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger, herunder også instruktører:

  • Almindelige personoplysninger:
    • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
    • Bankoplysninger

2) Instruktører for ungdomsmedlemmer:

  • Almindelige personoplysninger:
    • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
    • Bankoplysninger
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer (bruges kun ved indhentning af børneattest)
    • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

3) Abonnenter og brugere af hjemmesiden

  • Almindelige personoplysninger:
    • Navn og e-mailadresse.
    • IP-adresse

Når du bruger vores hjemmeside

Kommentarer og profiler

Når du skriver kommentarer her på hjemmesiden f.eks i kontaktformularen eller gæstebogen, indsamler vi de data, som vises i formularen, og også din IP-adresse og din browsers user agent string for at hjælpe med at opdage spam.

En anonymiseret streng som er oprettet ud fra din e-mailadresse (også kaldet et hash), kan leveres til Gravatar tjenesten for at se om du bruger denne. Gravatar tjenestens privatlivspolitik er tilgængelig her. Efter godkendelse af din kommentar, vil dit Gravatarbillede være synligt for offentligheden sammen med din kommentar.

Dine kommentarer kan muligvis blive kontrolleret af en automatisk spam-genkendelse tjeneste.

Hvis du skriver en kommentar, så bliver kommentarer og dens metadata bevaret på ubestemt tid. Dette er så vi kan genkende og godkende enhver opfølgende kommentar automatisk i stedet for at have dem i en moderationskø.

For brugere som opretter sig på vores websted,  gemmer vi også den personlige information de giver til deres brugerprofil. Alle brugere kan se, redigere, eller slette deres personlige information til enhver tid (med den undtagelse at de ikke kan ændre deres brugernavn).

Webstedets administratorer kan også se og redigere den information.

Profiler oprettet af ikke medlemmer vil blive slettet.

Cookies

Hvis du skriver en kommentar på vores websted, kan du vælge at gemme dit navn og e-mailadresse i cookies. Disse er til din bekvemmelighed, så du ikke skal udfylde dine oplysninger igen, når du skriver endnu en kommentar. Disse cookies vil holde i et år.

Hvis du har en konto, og du logger ind på dette websted, vil vi opsætte en midlertidig cookie for at afgøre om din browser accepterer cookies. Denne cookie indeholder ikke nogen personlige data og fjernes, når du lukker browseren.

Når du logger ind, vil vi opsætte en række cookies og gemme din logininformation og dine valg af skærmvisning. Login cookies holder i to dage, og skærmvalg cookies holder i et år. Hvis du vælger “Husk mig”, vil dit login holde i to uger. Hvis du logger ud af din konto, vil login cookierne forsvinde.

Rettigheder

Hvis du har en konto på dette websted, eller har skrevet kommentarer, kan du bede om en eksporteret fil med de personlige data vi har liggende om dig, heriblandt alt data, du har givet os. Du kan også bede om, at vi sletter alle personlige data, vi har om dig. Dette indbefatter ikke nogen form for data, som vi er forpligtede til at gemme af administrative, lovmæssige eller sikkerhedsmæssige grunde.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. Børneattest indhentes fra Rigspolitiet efter særligt samtykke fra dig. Vi indhenter ingen oplysninger om dig uden din viden.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Administration af din relation til os
  • Udsendelse af nyhedsbrev

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af teateraktivitet, herunder udfærdigelse af øveplaner, programmer, plakater, hjemmeside m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, teateraktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Udsendelse af nyhedsbrev
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.
I forbindelse med indhentning af straffe/børneattest vil vi have brug for at give dit CPR-nummer til politiet, men det vil aldrig ske uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, eller som instruktør for børnegruppen:

Medlemmer, herunder også instruktører:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
  • Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
  • Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke
  • Bogføringsbilag skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb

Vi opbevarer dog oplysninger på alle medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Abonnenter

  • Ved opsigelse slettes dine oplysninger omgående.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Privatlivspolitikken er udarbejdet og godkendt af

Bestyrelsen i Charlottentotterne 

Lars Hansen
Karina Grøn Henriksen
Eva Tøstesen
Buster Pedersen
Mikael Bak Jensen